Política de

PROTECCIÓN DE DATOS

ALCANCE 

El LICEO BOSTON S.A.S. con domicilio en la ciudad de Bogotá e identificado con el Nit número 860.530.273-8 (en adelante el “Colegio”), en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y las normas que los modifiquen o adicionen, que regulan la recolección y tratamiento de los datos personales, expiden el siguiente documento que desarrolla las políticas de tratamiento de datos personales.

DEFINICIONES

  • Base de Datos Personales. Es todo conjunto organizado de datos de carácter personal que sea objeto de Tratamiento.
  • Dato Personal. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Datos Públicos. Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados Datos Públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, y a su calidad de comerciante o de servidor público.
  • Datos Sensibles. Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
  • Encargado del Tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsables del Tratamiento.
  • Habeas Data. Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y Datos Personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten, en Bases de Datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la Ley.
  • Responsable del Tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Es la persona física cuyos datos sean objeto de tratamiento.
  • Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Políticas de Tratamiento y Protección de Datos Personales. Se refiere al presente documento.

OBJETO. 

El Colegio, comprometido con la seguridad de la información personal de la comunidad educativa padres de familia, acudientes, estudiantes, docentes, personal administrativo y directivo de la institución, proveedores, empleados, aspirantes y público en general y con el fin  de dar cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de datos personales, en especial por lo establecido en la Ley 1581 de 2012, en el Decreto 1377 de 2013, en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, en cuanto a la garantía de la intimidad de las personas, ejercicio del Habeas Data y protección de Datos Personales, en concordancia con el derecho a la información, de manera que se regulen proporcionalmente estos derechos en el Colegio y se pueda prevenir la vulneración de los mismos.

ÁMBITO DE APLICACIÓN. 

La presente política se aplicará al Tratamiento de Datos Personales efectuado en territorio colombiano, o cuándo le sean aplicables las políticas al Responsable y/o Encargado ubicado fuera del territorio colombiano, en virtud de tratados internacionales y relaciones contractuales, entre otros.

Los principios y disposiciones contenidos en estas políticas de Datos Personales, se aplicarán a cualquier Base de Datos Personales que se encuentre en custodia del Colegio, bien sea en calidad de Responsable y/o como Encargado del Tratamiento.

Todos los procesos organizacionales del Colegio que involucren el Tratamiento de Datos Personales, deberán someterse a lo dispuesto en esta política.

DESTINATARIOS DE LA POLÍTICA

La presente política se aplicará y por ende obligará a las siguientes personas:

  • Todo el personal interno del Colegio, representante legal, directivos o no, que custodien y traten Bases de Datos que contengan Datos Personales.
  • Contratistas y personas·: naturales o jurídicas que presten sus servicios al Colegio bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual se realice cualquier Tratamiento de Datos Personales.  Las demás personas que establezca la Ley.

PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. 

La protección de Datos Personales en el Colegio, estará sometida a los siguientes principios fundamentales, con base en los cuales se determinarán los procesos internos relacionados con el Tratamiento de Datos Personales de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

  • Consentimiento informado o principio de libertad.

El Tratamiento de Datos Personales al interior del Colegio, sólo puede hacerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin previa autorización del Titular salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento del Titular.

El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, es una actividad reglamentada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

  • Finalidad del Dato Personal.

El Tratamiento de Datos Personales, debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular del Dato Personal.   Veracidad o calidad del Dato Personal. 

Los Datos Personales recolectados por el Colegio deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a error.   Transparencia.

En el Tratamiento de Datos Personales se garantizará el derecho del Titular del Dato Personal a obtener y conocer del Responsable y/o Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.

  • Pertinencia del Dato Personal.

En la recolección de los Datos Personales por parte del Colegio se deberá tener en cuenta la finalidad del Tratamiento y/o de la Base de Datos; por tanto, deben ser datos adecuados, pertinentes y no excesivos ni desproporcionados en relación con la finalidad.

  • Acceso y circulación restringida.

Los Datos Personales que recolecte o trate el Colegio serán usados por el Colegio solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el Titular del Dato Personal. Los Datos Personales bajo custodia del Colegio, no podrán estar disponibles en Internet o en cualquiera otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, y para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la Ley y los principios que gobiernan la materia.

Solo serán cedidos a terceros que requieran estos Datos para la prestación de algún servicio al Colegio que sea necesario y contenga la misma finalidad que le esté dando el Colegio a dichos Datos Personales. El Titular con su autorización, facultará al Colegio de la misma manera a la transferencia y cesión de sus Datos Personales para las finalidades mencionadas en el presente documento a Encargados del Tratamiento.  Temporalidad del Dato Personal.

Agotada la finalidad para la cual fue recolectada y/o tratado el Dato Personal, el Colegio deberá cesar en su uso y por ende adoptará las medidas de seguridad pertinentes.

Adicionalmente, se tendrán en cuenta las obligaciones de Ley en materia de conservación de información.

  • Seguridad del Dato Personal.

El Colegio, en calidad de Responsable o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, según el caso, adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los Datos Personales. El Colegio, conforme la clasificación de los Datos Personales, implementará las medidas de seguridad de nivel alto, medio o bajo, aplicables según el caso, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

El Colegio y todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos de carácter personal, tienen la obligación de guardar y mantener la reserva de tales Datos, obligación que subsiste aún finalizada la relación contractual. El Colegio implementará, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de Datos en este sentido.  Deber de Información. 

El Colegio informará a los Titulares de los Datos Personales, así como a los Responsables y Encargados del Tratamiento, del régimen de protección de datos adoptado por la organización, así como respecto de la finalidad y demás principios que regulan el Tratamiento de estos datos.

  • Protección especial de Datos Sensibles.

El Colegio no recolectará ni tratará Datos Personales ligados exclusivamente a ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico y datos de salud, salvo autorización expresa del Titular y en aquellos casos de Ley en los cuales no se requiera del consentimiento. La información personal de carácter sensible que se pueda obtener de un proceso de selección de personal, será protegida a través de adecuadas medidas de seguridad.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

Los Titulares Datos Personales contenidos en Bases de Datos Personales que reposen en los sistemas de información del Colegio, tienen los derechos descritos en esta política en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en el

Constitución Política y la Ley.

El ejercicio de estos derechos será gratuito y conforme a las disposiciones de la presente política que, en todo caso, no podrán ser contrarias a la normatividad aplicable.

El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad personal y serán ejercidos por el Titular del dato de manera exclusiva, salvo las excepciones de Ley.

 Derecho de acceso. 

Este derecho comprende la facultad del Titular del Dato Personal de obtener toda la información respecto de sus propios Datos Personales, sean parciales o completos, del Tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del Tratamiento, la ubicación de las Bases de Datos que contienen sus Datos Personales, y sobre las comunicaciones y/o cesiones realizadas respecto de ellos.

  • Derecho de actualización.

Este derecho comprende la facultad del Titular del dato de actualizar sus Datos Personales cuando éstos hayan tenido alguna variación o cuando por cualquier circunstancia se haya registrado error en la información.

  • Derecho de rectificación.

Este derecho comprende la facultad del Titular del Dato Personal de modificar los Datos Personales que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.   Derecho de cancelación.

Este derecho comprende la facultad del Titular de Datos Personales de suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes, o el Tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones o exigidos por la Ley y/o que sea necesario en un marco contractual específico.

  • Derecho a la revocatoria del consentimiento.

El Titular de los Datos Personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilitaba al Colegio para un Tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la Ley y/o que sea necesario en un marco contractual específico.

  • Derecho a presentar quejas y reclamos o a ejercer acciones.

El Titular del Dato Personal tiene derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente, quejas y reclamos, así como las acciones que resultaren pertinentes, para la protección de sus datos una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

  • Derecho a otorgar autorización para el Tratamiento de datos.

En desarrollo del principio del consentimiento informado, el Titular del dato tiene derecho a otorgar su autorización, para el tratamiento de sus Datos Personales por parte del Colegio.

De manera excepcional, esta autorización no será requerida en los siguientes casos:

  • Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.
  • Cuando se trate de Datos de Públicos.
  • En casos de emergencia médica o sanitaria.
  • Cuando sea Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Cuando se trate de Datos Personales relacionados con el Registro Civil de las personas.
  • Bases de Datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y la financiación del terrorismo;
  • Bases de Datos que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia;
  • Bases de Datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales;
  • Bases de Datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008; y

DEBERES DE LOS DESTINATARIOS DE ESTAS POLÍTICAS RESPECTO DE LAS

BASES DE DATOS PERSONALES CUANDO OSTENTEN LA CALIDAD DE

RESPONSABLES Y ENCARGADOS

Deberes para los Responsables del Tratamiento. 

Cuando el Colegio o cualquiera de los destinatarios de estas políticas asuman la calidad de Responsables del Tratamiento de Datos Personales bajo su custodia, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley y en otras que rijan su actividad:

  1. Garantizar al Titular de Datos Personales, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013 o en las disposiciones que los modifiquen o adicionen, copia de la respectiva autorización y consentimiento otorgada por el Titular de Datos Personales.
  3. Informar debidamente al Titular de Datos Personales sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar los Datos Personales bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley.
  9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en estas políticas y en la Ley.
  11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  12. Informar al Encargado del Tratamiento sobre discusiones, quejas o reclamos en curso por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  13. Informar a solicitud del Titular de los Datos Personales sobre el uso dado a los mismos.
  14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares de Datos Personales.
  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio o la autoridad competente sobre la materia.

Deberes de los Encargados del Tratamiento de Datos Personales

Cuando el Colegio o cualquiera de los destinatarios de estas políticas, asuman la calidad de Encargados del Tratamiento de Datos Personales, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley y en otras que rijan su actividad:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
  2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los Datos Personales en los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
  4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en estas políticas, en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
  6. Registrar en la Base de Datos las leyendas “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 respecto de aquellas quejas o reclamaciones no resueltas presentadas por los Titulares de los datos Personales.
  7. Insertar en la Base de Datos la Leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del Dato Personal.
  8. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
  9. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  10. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  11. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Deberes comunes de Responsables y Encargados del Tratamiento

Además de los deberes antes mencionados del Colegio y de cualquier otra persona que asuma su condición de Responsable o Encargado del Tratamiento de los Datos Personales, de manera complementaria asumirán los siguientes deberes cualquiera que sea su condición:

  1. Aplicar las medidas de seguridad conforme la clasificación de los Datos Personales que trata el Colegio.
  2. Adoptar procedimientos de Respaldo o Back Up de los Base de Datos que contienen Datos Personales.
  3. Auditar de forma periódica el cumplimiento de estas políticas.
  4. Gestionar de manera segura las Bases de Datos que contengan Datos Personales.
  5. Llevar un registro central de las Bases de Datos que contengan Datos Personales que comprenda el historial desde su creación, Tratamiento de la información y cancelación de la Base de Datos.
  6. Gestionar de manera segura el acceso a las Bases de Datos Personales contenidos en los sistemas de información, en los que actúe como Responsable o Encargado del Tratamiento.
  7. Regular en los contratos con terceros el acceso a las Bases de Datos que contengan Datos Personales.

PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS COMO TITULAR DE LOS DATOS

El Colegio, en cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales de protección de Datos Personales, pone en conocimiento de los interesados el siguiente procedimiento:

  1. El Titular del dato y/o interesado en ejercer uno de sus derechos, acreditará esta condición mediante copia del documento pertinente y de su documento de su identidad, que podrá suministrar por medio físico o digital. En caso de que el Titular esté representado por un tercero deberá allegarse el respectivo poder, el cual deberá tener reconocimiento de firma y contenido ante Notario público. El apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados.

La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados deberá hacerse en soporte escrito y dirigida a la dirección principal de Colegio ubicada en la Cra. 80 #156 – 70 Finca Oicatá Bogotá, o al correo electrónico datos@liceoboston.edu.co Teléfono: 6839070 ext. 109.

El Colegio a su entera discreción, podrá disponer de otros medios para que el Titular de los Datos Personales ejerza sus derechos.

2. La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados debe contener la siguiente información:
a. Nombre del Titular del Dato Personal y de sus representantes, de ser el caso.
b. Petición concreta y precisa de la información, acceso, actualización, rectificación, cancelación, oposición o revocatoria del consentimiento. En cada caso la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que el Colegio proceda como Responsable de la Base de Datos Personales a dar respuesta.
c. Dirección física y/o electrónica para notificaciones.
d. Documentos que soportan la solicitud.
e. Firma de la solicitud por parte del Titular del Dato Personal.

  • Si falta alguno de los requisitos aquí indicados, el Colegio así lo comunicará al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud, para que los mismos sean complementados. Si transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que se ha desistido de la solicitud. El colegio puede disponer de formatos físicos para el ejercicio de este derecho y en ellos indicará si se trata de una consulta o de un reclamo del interesado.
  • Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción completa de la solicitud, el Colegio indicará que se trata de un reclamo en trámite. En la respectiva Base de Datos se deberá consignar una casilla en la que se indique las siguientes leyendas: “Reclamo en trámite” y “Reclamo resuelto”.
  • El Colegio, cuando sea Responsable del Tratamiento de la Base de Datos de Datos Personales contenidos en sus sistemas de información, dará respuesta a la solicitud en el término de diez (10) días hábiles si se trata de una consulta; y de quince (15) días hábiles si se trata de un reclamo. En igual término se pronunciará cuando verifique que en sus sistemas de información no tiene Datos Personales del interesado que ejerce alguno de los derechos indicados.
  • En caso de consulta, si no fuere posible dar respuesta dentro del término de diez (1O) días hábiles, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en la que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento de los primeros diez (10) días hábiles.
  • En caso de reclamo, si no fuere posible dar respuesta dentro del término de quince (15) días hábiles, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en la que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento de los primeros quince (15) días hábiles.
  • El Colegio documentará y almacenará las solicitudes realizadas por los Titulares de los Datos Personales o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, así como las respuestas a tales solicitudes. Esta información será tratada conforme a las normas aplicables a la correspondencia del colegio.
  • Para acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los Titulares de datos o interesados, se deberá agotar previamente el trámite de consultas y/o reclamos aquí descrito.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En desarrollo de su actividad el Colegio recolecta y administra, principalmente, información personal sobre sus estudiantes y potenciales estudiantes, así como sobre su grupo familiar. Esta información es requerida para la adecuada prestación de los servicios de educación, y por lo tanto quienes aspiran a acceder a estos servicios deben suministrarla. Por consiguiente, el Colegio administra información de niños, niñas y adolescentes, cuyo tratamiento se sujeta a los principios, parámetros y requisitos contenidos en el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012, el Artículo 12 del Decreto 1377 de 2013 y la Sentencia C-778 de 2012 de la Corte Constitucional.

Así mismo se recogen datos de exalumnos, con el fin de estrechar los lazos entre ellos y el Colegio, y cumple con los deberes de conservación de información académica que rigen la actividad.

Las operaciones que constituyen Tratamiento de Datos Personales por parte del Colegio, en calidad de Responsable o Encargado del mismo, para los fines propios de la gestión educativa y administrativa, se regirán por los siguientes parámetros y tendrán las siguientes finalidades:

  1. Datos Personales relacionados con la Gestión del Recurso Humano.

1.1. Tratamiento de Datos Personales antes de la relación contractual laboral El Colegio tratará los Datos Personales de sus empleados, así como respecto de aquellos que se postulen para vacantes, en tres momentos a saber: antes, durante y después de la relación laboral y/o de prestación de servicios.

El Colegio directamente o a través del encargado designado publicará vacantes para que las personas interesadas en participar en un proceso de selección, conozcan previamente las reglas aplicables al Tratamiento de los Datos Personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección.

Una vez se agote el proceso de selección, informará el resultado negativo y entregará a las personas no seleccionadas los Datos Personales suministrados, salvo que los Titulares de los Datos Personales por escrito autoricen la destrucción de los mismos, cuando el Titular del Dato Personal no sea seleccionado.

La información obtenida, respecto de quienes no fueron seleccionados, resultados de las pruebas sicotécnicas y entrevistas, serán eliminados de sus sistemas de información, dando así cumplimiento al principio de finalidad.

Cuando contrate procesos de selección de personal con terceros, regulará en los. contratos el Tratamiento que se deberá dar a los Datos Personales entregados por los interesados, así como la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso.

Los Datos Personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal seleccionado para laborar en el Colegio, serán almacenados en la carpeta personal, aplicando a esta información niveles y medidas de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que tal información contenga datos de carácter sensible.

La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes del colegio y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.

1.2. Tratamiento de datos durante la relación contractual laboral. 

El Colegio almacenará los Datos Personales e información personal obtenida del proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física o digital solo será accedida y tratada por Gestión de Talento Humano del Colegio y con la finalidad de administrar la relación contractual entre el Colegio y el empleado. El Tratamiento que el Colegio dará a los Datos Personales, tendrá la finalidad de cumplir con las obligaciones derivadas de la relación contractual laboral, incluyendo pero sin limitarse a la gestión del personal que involucra entre otros el pago y administración de nómina (salarios, prestaciones sociales legales y extralegales, beneficios, bonificaciones, reembolsos, seguros, realizar las deducciones autorizadas por la Ley, por autoridad judicial o por el empleado); realizar los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral; la asignación de los elementos de trabajo como son los equipos de comunicación y computo, puesto de trabajo, correo electrónico institucional y demás que requiera según el cargo; la contratación de seguros; el desarrollo de personal; garantizar la seguridad y salud de los empleados; asegurar el cumplimiento de obligaciones de confidencialidad y otras obligaciones laborales; garantizar el derecho de libertad de asociación; contactar a sus familiares cuando se requiera; la emisión de certificaciones laborales, campañas publicitarias por temas propios del Colegio; identificación por seguridad e imagen; para auditorías internas o externas; entregar información a terceros para actividades de formación y desarrollo. Igualmente, cualquier otra finalidad que sea compatible y pueda considerarse análoga a las señaladas.

El uso de la información de los empleados para fines diferentes a la administración de la relación contractual, está prohibido en el Colegio. El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del Titular del Dato Personal o disposición legal sobre la materia.

1.3. Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual laboral. Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, el Colegio procederá a almacenar los Datos Personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener Datos Sensibles.

Los Datos Personales de ex empleados, tendrán como finalidad la de cumplir con las obligaciones derivadas de la relación laboral que existió, incluyendo, pero sin limitarse a la emisión de certificaciones laborales.

 Tratamiento de Datos Personales de proveedores.

El Colegio solo recogerá de sus proveedores los Datos Personales que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.  Cuando se le exija al colegio por naturaleza jurídica la divulgación de datos del proveedor persona física consecuencia de un proceso de contratación, ésta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en estas políticas y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga.

El Colegio recolectará de sus proveedores los Datos Personales de los empleados de éste, que sean necesarios, pertinentes y no excesivos, que por motivos de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor.

Los Datos Personales de empleados de los proveedores recolectados por el Colegio, tendrá como única finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, el colegio podrá devolver tal información al proveedor, salvo cuando fuere necesario preservar estos datos.

Tratamiento de Datos Personales en procesos de contratación.

Los terceros que, en procesos de contratación, alianzas y acuerdos de cooperación con el Colegio, accedan, usen, traten y/o almacenen Datos Personales de empleados del Colegio y/o de terceros relacionados con dichos procesos contractuales, adoptarán en lo pertinente lo dispuesto en estas políticas, así como las medidas de seguridad que le indique el Colegio según el tipo de dato de carácter personal tratado.

Tratamiento de Datos Personales de la comunidad en general.

Los datos recolectados por el Colegio, en particular los de las niñas, niños y adolescentes que son sus estudiantes, así como los de su grupo familiar son utilizados para los fines propios de la prestación del servicio educativo, todo ello de conformidad con las disposiciones expedidas por el Ministerio de Educación Nacional y demás organismos competentes.

Los datos de los aspirantes a ingresar al Colegio son aportados por sus padres o representantes legales y serán conservados durante el tiempo que dure el proceso de admisión al colegio e incluso por un año adicional, con el fin de tenerlos en consideración para el siguiente año académico en el evento en que no sea admitida en la primera oportunidad.

La recolección de Datos Personales de personas naturales que el Colegio trate en desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, bien sea consecuencia de responsabilidad social empresarial o de cualquiera otra actividad, se sujetará a lo dispuesto en estas políticas. Para el efecto, previamente el Colegio informará y obtendrá la autorización de los Titulares de los Datos Personales en los documentos e instrumentos que utilice para el efecto y relacionados con estas actividades.

En cada uno de los casos antes descritos, las áreas de la organización que desarrollen los procesos de negocios en los que se involucren Datos Personales, deberán considerar en sus estrategias de acción la formulación de reglas y procedimientos que permitan cumplir y hacer efectivas las políticas aquí adoptadas, además de prevenir posibles sanciones legales.

DATOS SENSIBLES

Teniendo en cuenta la permanencia de las estudiantes en el Colegio durante la jornada escolar, cuenta con el servicio de enfermería a través del cual conoce información sobre su estado de salud, la cual de conformidad con lo previsto en el Art. 5º de la citada ley se considera información de naturaleza sensible y será tratada con confidencialidad y adecuadas medidas de seguridad.

La información que sobre el estado de salud aportan los estudiantes y/o los padres de familia sobre ellos, es indispensable para la adecuada prestación de los servicios médicos o de primeros auxilios que se requieran mientras se encuentran en el Colegio, así como para prevenir la afectación de la comunidad educativa y desarrollar las actividades de promoción en salud que orienten las autoridades que regulan la materia.

En razón de lo anterior actuará según lo dispuesto en el Art. 6 de la Ley 1581 y el Núm.

2.8.4 de la sentencia C-748 de 2011.

GRABACIONES, FILMACIONES Y COMUNICACIONES 

El Colegio como parte de su estrategia de comunicación tiene a disposición de sus clientes y usuarios un sitio web en la página del Liceo Boston S.A.S y otras diversas formas de relacionarse, como lo son Portal Boston Online, comunicaciones escritas y/o virtuales, contacto telefónico, presentación de boletines y comunicados.

En unas y otras podrán ser publicadas imágenes, referencias, artículos o comunicaciones de los empleados de la entidad, sus clientes o los asistentes a los eventos organizados o patrocinados por el Colegio.

Tal información y datos de ninguna manera serán utilizados o compartidos con terceros para fines comerciales o actividades diferentes a la de dar a conocer las actividades y servicios del Colegio. El Colegio se compromete a revisar cuidadosamente la información que será publicada de cualquier forma, de tal manera que de ninguna forma se atente contra la dignidad, intimidad o buen nombre de alguna de las personas que podrán aparecer en sus comunicaciones.

La entrega de información por parte de los titulares en cualquier forma, no trasmite a la entidad la propiedad intelectual o los derechos morales sobre la misma. Los derechos de propiedad intelectual seguirán siendo del titular.

Igualmente, la cesión de derechos de imágenes, fotografías o videos captadas y/o filmadas en el ámbito de la relación laboral y/o profesional con el Colegio, y en general los demás datos personales compartidos, a través de cualquier medio de difusión y comunicación no trae consigo derechos de recibir compensación ni reconocimiento alguno de cualquier tipo, puesto que la autorización y cesión de derechos se efectúan de forma gratuita.

Se entiende que con la matrícula y vinculación al Colegio y la firma del Contrato de Cooperación Educativa y autorización de manejo de la información, el miembro de la Comunidad Educativa, llámese padre de familia, acudiente, docente, estudiante o personal administrativo, ha otorgado consentimiento para el adecuado manejo de la información e imágenes, salvo que exista manifestación por escrito sobre la oposición del interesado para que se publiquen o transfieran por algún medio fotos y videos de la persona vinculada a la comunidad educativa de las niñas, niños o adolescentes, docentes o personal administrativo.

Este consentimiento, sea expreso o tácito podrá ser revocado en cualquier momento de forma expresa y por escrito.

DATOS DE MENORES

En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

El Colegio no realiza en ninguna de sus actividades el tratamiento de datos personales de menores de edad que no sean debidamente autorizados a través de la participación de los padres o acudientes, quienes deben firmar la autorización a nombre de los menores.

El Colegio podrá realizar el tratamiento de datos personales cuyos titulares sean niños o adolescentes menores de edad, en cuyo caso, el Colegio velará por el uso adecuado de sus datos personales, y sólo realizará el tratamiento respetando el interés superior del menor y asegurando el respeto de sus derechos fundamentales, obteniendo la autorización del representante legal del menor, previa opinión del mismo, la cual será valorada de conformidad con su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

PROHIBICIONES

En desarrollo de estas políticas de seguridad de la información personal del colegio, se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento.

  1. El Colegio prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquiera otro Tratamiento de Datos Personales de carácter sensible sin autorización del Titular del Dato Personal y/o del colegio.
  2. El incumplimiento de esta prohibición por parte de los empleados del colegio será considerado como falta grave, que podrá dar lugar a la terminación de la relación laboral. Lo anterior, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar.
  3. El incumplimiento de esta prohibición por parte de los proveedores que contraten con el Colegio será considerada como causa grave para dar terminación al contrato, sin perjuicio de las acciones a que haya lugar.
  4. En los contratos con contratistas o proveedores encargados de recopilar, con acceso o cualquier clase de tratamiento de Datos Personales, se pactará una previsión que vincule las disposiciones de la presente política como deberes y obligaciones del contratista o proveedor.
  5. El Colegio prohíbe la cesión, comunicación o circulación de Datos Personales, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del Titular del Dato Personal o sin autorización del Colegio. La cesión o comunicación de Datos Personales deberá ser inscrita en el registro central de Datos Personales del Colegio y contar con la autorización del Custodio de la Base de Datos.
  6. El Colegio prohíbe el acceso, uso, cesión, comunicación, tratamiento, almacenamiento y cualquiera otro Tratamiento de Datos Personales de carácter sensible que llegaren a ser identificados en un procedimiento de auditoría en aplicación de la norma sobre el buen uso de los recursos informáticos de la organización y/u otras normas y/o políticas expedidas por el colegio para estos fines.

Los Datos Sensibles que se identifiquen serán informados al Titular de los mismos, con el fin de este proceda a eliminarlos; de no ser posible esta opción, el colegio procederá a eliminarlos de manera segura.

  1. El Colegio prohíbe a los destinatarios de estas políticas cualquier Tratamiento de Datos Personales que pueda dar lugar a alguna de las conductas descritas en la Ley de delitos informáticos 1273 de 2009.
  2. El Colegio prohíbe el Tratamiento de Datos Personales de niños y adolescentes menores de edad, salvo autorización expresa de sus representantes legales. Todo Tratamiento que se llegare a hacer respecto de los datos de los menores, se deberán asegurar los derechos prevalentes que la Constitución Política reconoce a estos, en armonía con el Código de la Infancia y la Adolescencia.

TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS

Está prohibida la Transferencia de Datos Personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entienden países seguros aquellos que cumplan con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

De manera excepcional se podrán realizar Transferencias internacionales de datos por El Colegio cuando:

  1. El Titular del dato o su representante o su acudiente, en caso de memores, haya otorgado su autorización previa, expresa e inequívoca para realizar la Transferencia.
  2. La Transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Colegio como Responsable y/o Encargado del tratamiento.
  3. Se trate de Transferencias bancarias y bursátiles acorde con la legislación aplicable a dichas transacciones.
  4. Se trate de Transferencia de datos en el marco de tratados internacionales que hagan parte del ordenamiento jurídico colombiano.
  5. Transferencias legalmente exigidas para salvaguardar un interés público.

Al momento de presentarse una Transferencia internacional de Datos Personales, previo envío o recepción de los mismos, el Colegio suscribirá los acuerdos que regulen en detalle las obligaciones, cargas y deberes que surgen para las partes intervinientes. Los acuerdos o contratos que se celebren deberán atender lo dispuesto en estas políticas, así como en la legislación y jurisprudencia que fuera aplicable en materia de protección de Datos Personales.

ROLES Y RESPONSABILIDADES EN EL CUMPLIMIENTO DE LA PROTECCION DE DATOS PERSONALES

La responsabilidad en el adecuado Tratamiento de Datos Personales al interior del Colegio, está en cabeza de todos sus empleados y administradores.

En consecuencia, al interior del Colegio, se deberán adoptar las reglas y procedimientos para la aplicación y cumplimiento de las presentes políticas, dada su condición de custodios de la información personal que contenida en los sistemas de información del Colegio.

En caso de duda respecto del Tratamiento de los Datos Personales, se acudirá a la Gerencia del colegio, para que indique la directriz a seguir, según el caso.

TEMPORALIDAD DEL DATO PERSONAL

En el Tratamiento de Datos Personales que realiza el Colegio, la permanencia de los datos en sus sistemas de información estará determinada por la finalidad de dicho Tratamiento. En consecuencia, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, el Liceo Boston procederá a su destrucción o devolución, según el caso, o bien a conservarlos según lo dispuesto en la Ley, adoptando las medidas técnicas que impidan un Tratamiento inadecuado.

MEDIDAS DE SEGURIDAD

En el Tratamiento de los Datos Personales objeto de regulación en estas políticas, el Colegio adoptará medidas de seguridad físicas, lógicas y administrativas, las cuales se clasifican en nivel alto, medio y bajo, conforme el riesgo que pueda derivar de la criticidad de los Datos Personales tratados.

En desarrollo del principio de Seguridad de los Datos personales, el Colegio adoptará una directriz general sobre estas medidas, que serán de obligatorio acatamiento por parte de los destinatarios de estas políticas.

Es obligación de los destinatarios de estas políticas informar al colegio cualquier sospecha que pueda implicar una violación a las medidas de seguridad adoptadas por la organización para proteger los Datos Personales confiados a ella, así como cualquier Tratamiento inadecuado de los mismos, una vez tengan conocimiento de esta situación.

En estos casos, el Colegio comunicará a la autoridad de control la situación y procederá a gestionar el respectivo incidente de seguridad respecto de los Datos Personales, con el fin de establecer las repercusiones jurídicas del mismo, sean estas a nivel penal, laboral, disciplinario o civil.

PROCEDIMIENTOS Y SANCIONES. 

El Colegio comunica a los destinatarios de estas políticas el régimen de sanciones previsto por la Ley 1581 de 2012 en su Artículo 23, que materializa los riesgos que se asume por un indebido Tratamiento de Datos Personales.

Consecuencia de los riesgos que asume el Colegio bien en calidad de Responsable y/o Encargado del Tratamiento de los Datos Personales, el incumplimiento de estas políticas por parte de sus destinatarios, se considera una falta grave y dará lugar a la terminación del contrato respectivo sin perjuicio de las demás acciones que legalmente procedan.

ENTREGA DE DATOS PERSONALES A AUTORIDADES

Cuando las autoridades del Estado soliciten a el colegio el acceso y/o entrega de Datos Personales contenidos en cualquiera de sus Bases de Datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se documentará la entrega de la información personal solicitada previendo que la misma cumpla con todos sus atributos (autenticidad, confiabilidad e integridad), y advirtiendo el deber de protección sobre estos datos, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad para la cual estos laboran. Se prevendrá a la autoridad que requiera la información personal, sobre las medidas de seguridad que aplican a los Datos Personales entregados y los riegos que conllevan su indebido uso e inadecuado Tratamiento.

El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos personales.

MODIFICACIÓN DE ESTA POLÍTICA

Esta Política puede ser modificada en cualquier momento, razón por la cual se recomienda revisar regular o periódicamente en nuestra página web, en la que se le avisará del cambio y se pondrá a disposición la última versión de esta Política o los mecanismos para obtener una copia de la misma.

Fecha de entrada en vigencia: Noviembre 2016

Fecha última modificación: Noviembre 2016